واقع بینی نسبت به روابط عمومی؛ نیاز سازمان های امروز

به گزارش نمایه بانک ، سعید معادی مشاور مدیرعامل و مدیر امور روابط عمومی و حوزه مدیریت بانک توسعه تعاون، در این یادداشت در خصوص هنر واقع بینی در حوزه دانش روابط عمومی که این روزها از نیازهای اصلی سازمان ها است، نوشته است که با هم این یادداشت را می خوانیم :

 

هنر واقع بینی و هر چیزی را که در همان حد و اندازه است نه بیشتر و نه کمتر دیدن، راهی برای رسیدن به حقیقت و کمک به اصلاح، تغییر، بهبود، تکمیل و یا ایجاد محسوب می شود، هنری که نیاز همه سازمان ها از گذشته تا امروز بوده است، اما فضای حاکم بر سازمان های امروزی و رشد سریع تغییرات این نیاز را چندین برابر کرده است و بی شک هوشمندی در هم سوئی با تغییرات و بهره گیری از ظرفیت ها و قابلیت های موجود و برخورداری از انعطاف در مواجهه با تغییرات و عدم مقاومت در مقابل آن مانائی و پایداری هر سازمان را در چرخه فعالیت و اثر بخشی آن بر جامعه هدف، بهتر و بیشترمی سازد.

 

 

روابط عمومی به عنوان یکی از ظرفیت های بی بدیل در دنیای گسترده و پر پیچ و خم ارتباطات انسانی، اجتماعی و سازمانی قلمداد می شود. رهبران سازمانی که از قدرت و تفکر تغییرات عقلائی و استراتژی تحول گرا برخوردار هستند، همسو با واقعیت های پیرامونی و اتفاقات در شرف اجراء و آتی تلاش می کنند تا در جهت پیشبرد اهداف و برنامه ها و توسعه سازمانی از قایلیت و توانمندی این نهاد مدنی استفاده بهینه کنند و بی تردید هر سازمانی که بتواند در شرایط و تغیرات فعلی واقع بینانه به مسائل توجه کند و برابر اصل نیاز سنجی و تحلیل صحیح و درست از شرایط و رخداد های پیرامونی همسو با تغییرات و تحولات، استراتژی مناسبی را اخذ نماید از کارائی، اثر بخشی و موفقیت و ماندگاری بیشتری برخوداراست. 

 

در همین راستا اخیرا وزیر علوم، تحقیقات و فناوری، در نامه‌ای به رؤسای دانشگاه‌ها، مؤسسات پژوهشی، پارک‌های علم و فناوری و سازمان‌های وابسته به این وزارتخانه، آیین‌نامه جدید ارتقای ساختار و عملکرد روابط عمومی‌های موسسات آموزش عالی کشور را ابلاغ کرد. در متن کامل آئین نامه ابلاغ شده از سوی وزیر علوم آمده بود: با توجه به اهمیت روابط عمومی در اطلاع‌رسانی و همکاری با رسانه‌های گروهی برای انعکاس عملکردها، پاسخگویی به ابهامات، تهیه و اجرای طرح‌های تبلیغاتی و مناسبتی، کمک به ترویج علم و فناوری و بهبود روابط درون‌سازمانی و برون‌سازمانی کارکنان و مسئولان، رعایت مواردی ضروری است  از جمله اینکه در بند اول، انتخاب مسئول روابط عمومی دانشگاه‌ها، پژوهشگاه‌ها، پارک‌های علم و فناوری، و سازمان‌های مربوطه از سوی عالی‌ترین مقام مؤسسه با توجه به شرایط ذکرشده در بند ۲ صورت گیرد که به نظر می رسد این اقدام  وزیر شانیت بخشی به افراد در سمت مسئولیت روابط عمومی در این وزارتخانه و سازمان های تابعه و توجه ویژه به جایگاه و اعتبار روابط عمومی به عنوان مشاوران واقعی سازمان و مردم  است ، که امروزه متاسفانه بسیاری از سازمان ها احکام  مربوط به مسئولین روابط عمومی از سوی معاونین مالی و اداری و یا مدیران کارگزینی صادر می شود که مسلما صدور احکام از سوی بالاتری فرد سازمانی باعث وجاهت قانونی بیشتر و جایگاه قوی و محکمتر روابط عمومی در پیشبرد امور خواهد شد.

 

در بند 2  این آئین نامه به انتخاب فرد مناسب برای مسئولیت روابط عمومی بر اساس برخورداری از توان برقراری ارتباط مؤثر با حوزه‌های داخلی و خارجی مؤسسه، خلاقیت، تحرک، آگاهی‌های سیاسی، اجتماعی و رسانه‌ای، سابقه و تجربه فعالیت در حوزه‌های مشابه را مورد تاکید قرار داده اند که این تاکید موکد بر انتخاب و انتصاب فرد دانش آموخته کاردان و کار بلد در روابط عمومی اگرچه به عنوان شرط لازم نه شرط کافی در اجرای نظام شایسته سالاری در روابط عمومی از مرحله شایسته شناسی ، شایسته یابی ، شایسته گزینی ، شایسته گماری ، شایسته داری به واسطه عدم اجراء همواره محمل دغدغه و اعتراض  اساتید ، صاحب نظران، پیشکسوتان، مدیران و کارشناسان و کارگزاران روابط عمومی بوده است که کماکان کج دار  و مریض و ناقص این موضوع در انتصاب مسئولین روابط عمومی رعایت می شود، اما کافی و مطلوب نیست و تا رسیدن به شرایط مناسب  و در قالب یک رفتار سیستماتیک فاصله دارد. اما تدوین ، تصویب ، تکلیف و ابلاغ  این امر مهم از سوی بالاترین مقام در یک دستگاه اجرای می تواند بیانگر رویکرد کارشناسانه و فنی ایشان  به یک اصل اساسی در وادی مهم و خطیر روابط عمومی باشد.   

 

 

مقوله اطلاع یابی ،  تجمیع و بهره گیری از دیتاها  و اطلاعات  و متعاقب آن آگاهی و اشراف روابط عمومی به مسائل و رخداد های داخلی و پیرامونی سازمان برای امکان تولید محتوای ، پیام ، گزارش و خبر و صیانت از حقوق سازمان و مردم واتخاذ رفتار کنش گرا و استراتژی مناسب منوط به فراهم نمودن زمینه امکان حضور و مشارکت فعالانه و جدی روابط عمومی در عرصه های تصمیم سازی و تصمیم گیری است بنابراین بند سوم این آئین نامه به دنبال بیان وظایف و مسئولیت های حرفه ای روابط عمومی است که اشاره دارد : حضور مسئول روابط عمومی در جلسات مؤسسه حسب تشخیص رئیس مؤسسه به‌ منظور آگاهی از مسائل و تصمیمات و انعکاس صحیح و به‌ موقع آنها جذب نیروی روابط عمومی از میان فارغ‌التحصیلان در رشته روابط عمومی و رشته‌های مرتبط یا افراد مجرب در زمینه مذکور به‌منظور ایجاد ساختار مناسب روابط عمومی؛ برگزاری دوره‌های آموزشی برای ارتقای سطح کارکنان روابط عمومی ، هماهنگی و برقراری تعامل مناسب میان کلیه واحدهای سازمانی مؤسسات با روابط عمومی در تهیه گزارش عملکرد، برگزاری نمایشگاه‌های اطلاع‌رسانی و تبلیغاتی، انتشار خبر و اجرای مصاحبه با رسانه‌های گروهی، واگذاری مسئولیت مدیریت پایگاه‌های اطلاع‌ رسانی مؤسسات به واحد روابط عمومی ، تخصیص بودجه کافی برای فعالیت‌های روابط عمومی در بودجه سالانه، حمایت از حضور مسئولان روابط عمومی در جلسات و نشست‌های شورای هماهنگی روابط عمومی‌های وزارت متبوع بر اساس برنامه‌های زمان‌بندی‌ شده، به دلیل جایگاه و نقش مهم شورای مذکور در ارتقای فعالیت‌ها و تحقق اهداف کلان نظام آموزش عالی کشور در سطوح ملی و منطقه‌ای.

 

از دیگر بند های تصویبی و تکلیفی این آئین نامه بوده است که علاوه بر تبیین و تشریح و تنویر ذهن افراد مختلف در سطوح متفاوت این دستگاه اجرائی و سازمان های تابعه نسبت به جایگاه ، ساختار، نیاز های مالی، ساختاری، حمایتی و هدایتی و سخت افزار و نرم افزاری روابط عمومی، به نظر بیانگر نوعی آسیب شناسی از وضعیت فعلی روابط عمومی  و باز خوانی و باز مهندسی روابط عمومی در این دستگاه اجرائی بوده  و می تواند این اتفاق مهم و این تصمیم ارزشمند در شرایط فعلی که به واسطه اعمال سلایق فردی و شخصی و کج فهمی و تفسیر به رای توسط عده ای از مدیران که موجب تنزل و سر در گم و کم رنگی نقش و جایگاه  روابط عمومی در برخی از سازمانها  شده است،  فتح باب و شروع خوب برای روابط عمومی و الگو سازی برای تحریک در جهت بازنگری و تصمیم مناسب از سوی مدیران نسبت به ارتقاء کمی و کیفی روابط عمومی در سازمان های مربوطه باشد.